1. Scheduling visit

To schedule a visit, you will be making two phone calls to each family: the initial recruiting call and the confirmation call (if the family agrees to participate). Depending on the availability of the mother, you will complete the participant paperwork

1.1 Initial recruiting phone call

English instructions

(See video at the end of the script)

Hi, may I speak with [MOM]? My name is [CALLER NAME] and I’m calling from [LAB]. Like local businesses that are re-opening, university research activities are starting up again following local safety guidelines. I’m calling today about a home study on how moms and children interact with each other. We’d be visiting your home, and for your participation, you’d receive a $50 gift card at the end of the session. Can I tell you more about the study and the safety precautions we have in place?

First, I have some questions to see if you and [CHILD] qualify for the study.

Does [CHILD] have any siblings?

  • If yes: end call. In this study, we want to observe you and [CHILD] when it’s only the two of you in the home. Is it possible to arrange a time when only you and [CHILD] are home for two hours?
  • If no: continue

What language(s) do you speak to [CHILD]?

  • If not ENGLISH or SPANISH: end call. To control for differences in communication, we are looking for families who speak mainly English or Spanish. Would it be alright if we contacted you for other studies in the future?
  • If mainly English/Spanish: continue

Was [CHILD] born on his/her due date? (If not: How many weeks and days early/late was he/she?)

  • If more than 4 weeks early: end call. In this study, we are currently looking for children born on term. Would it be alright if we contacted you for other studies in the future?
  • If born on term (37-41 weeks): continue

Has [CHILD] been diagnosed with any disability (cognitive, auditory, vision, motor)?

  • If yes: end call. In this study, we are looking for typically developing children. Would it be alright if we contacted you for other studies in the future?
  • If no: continue

For this study, we are interested in learning about children’s natural, everyday experiences in their homes. A researcher will visit you and [CHILD] in your home for about 2-3 hours. In the main part of the study, the researcher will video record you and [CHILD] for 1 hour as you go about your normal day. Then, we will ask you to take us through your home as we record the environment. Finally, we will ask you questions about your family and [CHILD]’s skills and routines. The data collected in this study are valuable and will be placed in a secure web-based library available only to researchers. The purpose is to share the data with experts in the field so that scientists can learn more about infant development.

To protect you and your family, the researcher is fully vaccinated and will wear a mask. We will not physically interact with you or your child, this study is just observational. Anything we bring into your home will be sanitized.

Does this sound like something you would be interested in participating in with [CHILD]?

  • If no to study or to sharing video on Databrary: end call Okay, thank you. May we call you for other studies?
  • If yes: continue

The researcher in your home will wear a mask, but we’d ask that you and your child do not. It’s important to see and record your facial expressions and a mask would block those. Would you be ok to not wear a mask?

  • If no: end call Currently, we are only enrolling families who are okay with not wearing a mask. But is it okay, if we call you for other studies?
  • If yes: continue

Have you or anyone in your household had COVID or had physical interaction with someone who has tested positive for COVID in the last two weeks?

  • If yes: end call Currently, we are only enrolling families who are symptom-free and had no interaction with anyone COVID positive. But is it okay, if we call you for this study again in a few months?
  • If no: continue

Great! Because we are interested in mother-infant routines, we’d like to find a time and date when we can observe just you and [CHILD] at home. It would be great if we can schedule a time that is not during a typical mealtime and when [CHILD] is usually awake. Is there a convenient time and day that works best for you that would be within these criteria?

  • If the date they are available puts child out of age range: end call For this study, we are interested in studying specific age groups: 12-, 18-, and 24-month olds. Would it be possible for us to contact you in XX months to see if [CHILD] can participate then?
  • If dates are available when child is still within eligible age range: continue

So I have you and [CHILD] for our study on [DATE] at [TIME].

Before the study, we have a few questions that we’d like to ask. It should only take about 5 minutes. We can either ask you now or when we call to confirm the study. What would you prefer?

  • If ready to answer now, continue (see video for Demographics Questionnaire below this list):
    • On your tablet, open Kobo toolbox and start a new questionnaire set
    • Fill out participant information at top of new session
    • “Save as Draft” after demographic questionnaire and home visit questionnaires
    • Only hit “Submit” after filling out clean-up notes back in lab
    • Here are links to view the demographic questionnaire  
    • Please note that presentation and format will differ in the app.
  • If not available now When will be a good time to call back about the questions?
    • If another time work, schedule a 5-minute call to complete demographic questionnaire
    • If difficult to find a time up to 2 days before visit, complete demographic questionnaire when confirming visit

So I have you and [CHILD] for our study on [DATE] at [TIME]. We’ll be calling you the day before (if study is on Monday: the Friday before) your appointment to confirm that that time still works for you. Have a great day!

Spanish instructions

(Ver video al final del guión)

Hola, ¿puedo hablar con [MAMÁ]? Mi nombre es [NOMBRE DE PERSONA QUE LLAMA] y estoy llamando de [LAB]. Al igual que las empresas locales que están reabriendo, se están reiniciando las actividades de investigación de las universidades, siguiendo las pautas de seguridad locales. Estoy llamando hoy por un estudio de como madres e hijos interactúan en el hogar. Lo visitaríamos en su hogar y usted recibiría una tarjeta de regalo de $50 al final de la sesión por su participación. ¿Puedo contarle más sobre el estudio y las precauciones de seguridad que tenemos?

Primero tengo unas preguntas para ver si usted y [NIÑO] califican para participar en este estudio.

¿[NIÑO] tiene hermanos?

  • → En caso de si: En este estudio, queremos observar a usted y a [NIÑO] cuando sólo estén ustedes dos en casa. ¿Es posible agendar nuestra visita en un horario en el cual solo usted y [NIÑO] estén en casa durante dos horas?
  • → En caso de no: continúe

¿En que idioma(s) le habla usted a [NIÑO]?

  • → Si no es INGLES o ESPAÑOL finalice la llamada. Para controlar diferencias de comunicación, estamos buscando familias que hablen primariamente inglés o español. ¿Estaría bien si les contactamos para otros estudios más adelante?
  • → Si hablan principalmente inglés/español : continúe

¿Nació [NIÑO] en su fecha de termino? (En caso de no: Cuántas semanas y/o días antes/después de su fecha de termino nació?)

  • → Si nació más de 4 semanas antes: finalice la llamada. Actualmente para este estudio estamos buscando a niños que hayan nacido de termino. ¿Estaría bien si les contactamos para otros estudios más adelante?
  • → Si nació de termino (37-41 semanas): continúe

¿Ha sido [NIÑO] diagnosticado con alguna discapacidad (cognitiva, auditiva, visual, o motora)?

  • → En caso de si: finalice la llamada. Actualmente para este estudio estamos buscando a niños con desarrollo típico. ¿Estaría bien si les contactamos para otros estudios más adelante?
  • → En caso de no: continúe

En este estudio estamos interesados en aprender sobre las experiencias rutinarias que los bebés tienen en sus hogares. Un investigador lo visitará a usted y a [NIÑO] en su hogar por aproximadamente 2-3 horas. En la parte principal del estudio, un investigador grabará en vídeo a usted y [NIÑO] por 1 hora mientras ustedes continúan con sus actividades rutinarias. A continuación, le pediremos recorrer su hogar mientras grabamos el espacio. Finalmente le haremos preguntas sobre su familia y las habilidades y rutinas de [NIÑO]. Los datos recolectados en este estudio son valiosos y serán colocados en una biblioteca privada en internet a la cual sólo tienen acceso los investigadores autorizados. El propósito es compartir los datos con expertos en el área para que los científicos puedan aprender más sobre el desarrollo infantil.

Para protegerlo a usted y a su familia, el investigador está completamente vacunado y usará una mascarilla. No interactuaremos físicamente con usted o con su hijo/a, este estudio es solo observacional. Todo lo que llevemos a su hogar será desinfectado.

¿Le interesaría participar en este estudio con [NIÑO]?

  • → En caso de no querer participar en el estudio o estar dispuesto a compartir los videos en Databrary: finalice la llamada.
    Bueno, gracias. ¿Podemos contactarles para otros estudios?
  • → En caso de si: continúe.

El investigador usará una mascarilla mientras lo visite en su hogar, pero le solicitamos que usted y su hijo/a no usen. Es importante ver y registrar sus expresiones faciales y una mascarilla las bloquearía. ¿Estaría de acuerdo con no usar una mascarilla?

  • → En caso de si: finalice la llamada. Actualmente, solo estamos reclutando familias que están de acuerdo con no usar una mascarilla. Pero, ¿está bien si lo llamamos para otros estudios?
  • → En caso de no: continúe

¿Usted o alguien en su hogar ha tenido COVID o ha interactuado físicamente con alguien que haya salido positivo por COVID en las últimas dos semanas?

  • → En caso de si: finalice la llamada. Actualmente, solo estamos inscribiendo familias que no tienen síntomas y no han tenido interacción con nadie con COVID positivo. Pero, ¿está bien si lo volvemos a llamar para este estudio en unos meses más?
  • → En caso de no: continúe

¡Genial! Debido a que estamos interesados en las rutinas de madres e hijos, nos gustaría encontrar un día y hora en el cual podamos observar sólo a usted y [NIÑO] en su hogar. Seria bueno si pudiéramos programar la visita a una hora que no sea durante el horario de comidas y cuando [NIÑO] esta generalmente despierto. ¿Hay algún día y hora que sea conveniente para usted donde se cumplan estos criterios?

  • → Si en la fecha en la cual están disponibles el bebé ya esta fuera de el rango de edad: Para este estudio estamos interesados en estudiar grupos de edad específicas: 12-, 18, y 24- meses. ¿Estaría bien si les contactamos en XX meses para ver si [NIÑO] puede participar entonces?
  • → Si el niño esta en el rango de edad para la fecha en la cual están disponibles: continúe

Por ultimo, tenemos un cuestionario que solo tomará 5 minutos necesitamos completar antes de nuestra visita. Podemos preguntarle las preguntas ahora o cuando llamemos para confirmar el estudio. ¿Qué prefiere usted?

  • → En caso de que madre pueda responder las preguntas ahora, continúe (see video for Demographics Questionnaire below this list):
    • Abra un nuevo cuestionario en Kobo toolbox en el Tablet.
    • Rellene la información del participante en una nueva sesión.
    • Luego de completar el cuestionario demográfico guarde como “sabe as draft”.
    • Solo oprima “submit” al completar todas las notas luego de la visita.
    • Lista de preguntas del cuestionario demográfico  
    • Por favor tenga presente que el formato será distinto que en la aplicación.
  • → En caso de que madre no pueda responder las preguntas en este momento, Cuando seria un buen momento para llamarla nuevamente cuando usted tenga tiempo para responder estas preguntas?
    • Si puede en otro momento, programe una llamada de 5-minutos para completar el cuestionario demográfico.
    • Si es difícil coordinar una llamada, complete el cuestionario al llamar para confirmar la visita.

Entonces tenemos agendada la visita para el día [FECHA] a las [HORA]. La llamaremos el día anterior /el viernes anterior (si la visita es un lunes) para confirmar que aun están disponibles para a la visita. Excelente, que tenga un buen día!

1.2 Initial recruiting voicemail

If you reach the family’s voicemail, please leave the following message:

English script

Hi, this message is for [MOM]. My name is [NAME] and I’m calling from [LAB]. I’m calling because we have a fun study for [12 / 18 / 24]-month-olds and [CHILD] is the perfect age. You would receive a $50 gift card for participating in the study and if you are interested in hearing more, please give us a call back. Our phone number is [XXX-XXX-XXXX]. Thank you and we hope to hear from you soon!

Spanish script

Hola, este mensaje es para [MAMÁ]. Mi nombre es [NOMBRE] y estoy llamando de [LAB]. Estoy llamando porque tenemos un estudio para niños de [12 / 18 / 24]- meses y [NIÑO] tiene la edad perfecta. Usted recibiría una tarjeta de regalo de $50 por participar en este estudio y si usted esta interesado en saber más sobre este estudio, por favor llámenos de vuelta. Nuestro número de teléfono es [XXX-XXX-XXXX]. ¡Gracias y esperamos su llamada!

1.3 Initial recruiting email

If you will be contacting the family over email, you may use the following template:

English template

Dear [MOM],
  
I am writing from the [LAB] to tell you about a fun study that [CHILD] would be perfect for!

For this study, we are interested in learning about babies' natural, everyday experiences in their homes — such as the toys they play with and the places they go. A researcher will visit you and [CHILD] in your home, and the two of you will be video recorded as you go about your day. The visit lasts about 2-3 hours, and you will receive a $50 gift card at the end of the session.
To protect you and your family, the researcher is fully vaccinated and will wear a mask. We will not physically interact with you or your child, this study is just observational. Anything we bring into your home will be sanitized.
If you are interested in participating, would like more information, or have any questions, feel free to contact us by email or phone. Our phone number is [XXX-XXX-XXXX]. We look forward to hearing from you soon!

Thank you, 
[LAB]

Spanish template

Estimada [MAMÁ],

Le estamos escribiendo desde [LAB] para contarle sobre un estudio de investigación que sería ideal para [NIÑO].

Para este estudio, estamos interesados en conocer las experiencias cotidianas y naturales de los niños en sus hogares – los juguetes con los que juegan y los lugares a los que van en su hogar. Un investigador lo visitará a usted y a [NIÑO] en su hogar, y ustedes serán filmados mientras realizan sus actividades diarias. Cada visita dura aproximadamente 2-3 horas, y usted recibirá una tarjeta de regalo de $50 por su participación.
Para protegerlo a usted y a su familia, el investigador está completamente vacunado y usará una mascarilla. No interactuaremos físicamente con usted o con su hijo/a, este estudio es solo observacional. Todo lo que llevemos a su hogar será desinfectado.
Si usted está interesada en participar, desea más información o tiene alguna pregunta, no dude en contactarnos por correo electrónico o por teléfono. Nuestro número [XXX-XXX-XXXX]. ¡Esperamos tener noticias de usted pronto!

Gracias,
[LAB]


2. Establishing visit details

Once you have connected with the family and decided on a visit date, please send the following email to establish the visit details:

English template

Dear [MOM],

Thank you very much for agreeing to participate in our home visit study with [CHILD]. Here is a confirmation of the date and time of your appointment:

*Date: [DAY OF WEEK], [DATE] 
*Time: [START TIME] – [END TIME] 
Your Home Address: [ADDRESS]

We look forward to seeing you on the day of your appointment! If the above address is incorrect, please email back or call us right away. If you have any other questions about this appointment, feel free to contact us at [XXX-XXX-XXXX].

Thank you, 
[LAB]

Spanish template

Estimada [MAMÁ],

Muchas gracias por acceder a participar en nuestro estudio con [NIÑO]. Esta es la confirmación de fecha y hora de nuestra visita:
 
*Fecha: [DIA DE LA SEMANA], [FECHA]
*Hora: [HORA DE COMIENZO] - [HORA DE TÉRMINO]
Dirección: [DIRECCIÓN]
 
Esperamos verlo el día de su cita. Si la dirección anterior es incorrecta, por favor envíe un correo electrónico o llámenos de inmediato. Si tiene alguna otra pregunta sobre esta cita, no dude en comunicarse con nosotros al [XXX-XXX-XXX].
 
Gracias,
[LAB]


3. Confirming a visit (day before the visit)

3.1 Confirmation phone call

English instructions

Hi, may I speak with [MOM]? My name is [NAME] and I’m calling from [LAB] to confirm our visit with you and [CHILD] on [DATE].

Have you or anyone in your household had COVID or had physical interaction with someone who has tested positive for COVID in the last two weeks?

  • If yes: end call Currently, we are only enrolling families who are symptom-free and had no interaction with anyone COVID positive. But is it okay, if we call you for this study again in a few months?
  • If no: continue

Does this time and date still work for you?

  • If yes:
    • If demographic questionnaire was not completed during initial phone call: That’s great! Before the visit, I’d like to ask you a few questions. It will only take 5 minutes of your time.
      • On your tablet, open Kobo toolbox and start a new questionnaire set
      • Fill out participant information at top of new session
      • “Save as Draft” after demographic questionnaire and home visit questionnaires
      • Only hit “Submit” after filling out clean-up notes back in lab
      • Here are links to view the demographic questionnaire  
      • Please note that presentation and format will differ in the app.
      • Wrap up the call - I will see you [date/time]. Just as a reminder, the data we collect from you now and during the visit, will be shared on a web-based library only available to researchers like the professor who runs this lab.
    • If demographic questionnaire has been completed: - That’s great! I will see you [date/time]. Just as a reminder, the data we collect from you now and during the visit, will be shared on a web-based library only available to researchers like the professor who runs this lab.
  • If no: reschedule, make sure that child will still be within age range

Spanish instructions

Hola, ¿puedo hablar con [MAMÁ]? Mi nombre es [NOMBRE DE PERSONA QUE LLAMA] y estoy llamando de [LAB] para confirmar nuestra visita que tenemos agendada con usted y [NIÑO] el día [FECHA] a las [HORA].

¿Usted o alguien en su hogar ha tenido COVID o ha interactuado físicamente con alguien que haya salido positivo por COVID en las últimas dos semanas?

  • → En caso de si: finalice la llamada. Actualmente, solo estamos inscribiendo familias que no tienen síntomas y no han tenido interacción con nadie con COVID positivo. Pero, ¿está bien si lo volvemos a llamar para este estudio en unos meses más?
  • → En caso de no: continúe

¿Aun están disponibles este día y hora?

  • → En caso de si:
    • → Si el cuestionario demográfico no fue completado en la llamada inicial: ¡Excelente! Antes de la visita nos gustaría hacerle algunas preguntas. Esto solo tomara 5 minutos.
      • En el Tablet o computadora, abra un nuevo cuestionario demográfico en Kobo toolbox.
      • Lista de preguntas del cuestionario demográfico  
      • Al finalizar – Entonces nos vemos el [FECHA] a las [HORA]. Solo como recordatorio, los datos recolectados en nuestra visita serán compartidos en una biblioteca on-line donde sólo tienen acceso los investigadores autorizados como el profesor que dirige este laboratorio.
    • → Si el cuestionario demográfico ha sido completado en la llamada inicial: ¡Excelente! Entonces nos vemos el [FECHA] a las [HORA]. Solo como recordatorio, los datos recolectados en nuestra visita serán compartidos en una biblioteca on-line donde solo tienen acceso los investigadores autorizados como el profesor que dirige este laboratorio.
  • → En caso de no: Re-agendar la visita para otro día. Asegúrese que el niño estará dentro de la edad de inclusión para el estudio.

3.2 Confirmation voicemail

If you reach the family’s voicemail, please leave the following message:

English script

Hi, this message is for [MOM]. My name is [NAME] and I’m calling from [LAB]. I’m calling about the home study visit we have scheduled for you and [CHILD] on [DATE] at [TIME]. Please call us back and let us know if that time and date still you works for you. Our phone number is [XXX- XXX-XXXX]. Thank you and we hope to hear from you soon!

Spanish script

Hola, este mensaje es para [MAMÁ]. Mi nombre es [NOMBRE] y estoy llamando de [LAB]. Estoy llamando para confirmar nuestra visita que tenemos agendada con usted y [NIÑO] el día [FECHA] a las [HORA]. Por favor llámenos de vuelta para confirmar que aun esta disponible para esta cita. Nuestro número de teléfono es [XXX-XXX-XXXX]. ¡Muchas gracias y esperamos su llamada!

3.3 Confirmation email

If you have the family’s email address, it is always advisable to send a confirmation email. You may use the following templates:

English template

Dear [MOM],

Thank you very much for agreeing to participate in our home study with [CHILD]. Please let us know if this appointment still works for you! Here is a confirmation of the time and date of your appointment:

Date: [DAY OF WEEK], [DATE] 
Time: [START TIME] – [END TIME]
Your Home Address: [ADDRESS]

We look forward to seeing you tomorrow! Please let us know if this appointment still works for you. If the above address is incorrect, please email or call us back right away. If you have any other questions about this appointment, feel free to contact us at [XXX-XXX-XXXX].

Thank you, 
[LAB]

Spanish template

Estimada [MAMÁ],

Muchas gracias por acceder a participar en nuestro estudio con [NIÑO]. Por favor le solicitamos nos confirme si aun esta disponible para nuestra visita. Esta es la confirmación de fecha y hora de nuestra visita:
 
*Fecha: [DIA DE LA SEMANA], [FECHA]
*Hora: [HORA DE COMIENZO] - [HORA DE TÉRMINO]
Dirección: [DIRECCIÓN]
 
¡Esperamos verlo mañana! Por favor le solicitamos nos confirme si aun esta disponible para nuestra visita. Si la dirección anterior es incorrecta, por favor envíe un correo electrónico o llámenos de inmediato. Si tiene alguna otra pregunta sobre esta cita, no dude en comunicarse con nosotros al [XXX-XXX-XXX].

Gracias,
[LAB]